Nachhaltiges Arbeiten

Illustration: 2Dream Productions, Foto: Craig Garner/unsplash.com

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Zeitmanagement: 15 Tipps für nachhaltiges Arbeiten

Ein Teil unserer Philosophie als nachhaltige Agentur ist es, die Geschwindigkeit aus der Werbe- und Marketingbranche zu nehmen, um nachhaltiges Arbeiten besser zu ermöglichen.

Mit Zeitdruck als ständigem Begleiter bleibt zu wenig Zeit, sich Gedanken zu machen, Sinnhaftigkeit und Dringlichkeit der Projekte zu überprüfen oder Wert auf wirklich durchdachte Ideen zu legen.

Aus der Kurzlebigkeit der daraus entstehenden Produktionen wird eine Verschwendungskultur, gegen die wir als grüne Agentur ankämpfen möchten. Jeder von uns kann nicht nur im Privat-, sondern auch im Berufsleben eine nachhaltige Denkweise etablieren. So geht’s:

Raus aus dem Hamsterrad: 15 Tipps für besseres Zeitmanagement

1) Klare Richtung und Ziele definieren
Oft wird in österreichischen Unternehmen zu kurzfristig geplant. Denken Sie bei der Arbeit nicht nur an heute oder morgen, sondern längerfristig: Was muss diese Woche, dieses Monat, dieses Jahr erledigt werden? Kenne ich meine Ziele? Was muss ich tun, um diese zu erreichen? Sind diese Ziele überhaupt richtig und wichtig?

 

2) Prioritäten setzen
Relevanz und Dringlichkeit von Projekten können z.B. mit der A-B-C-D-Analyse ermittelt werden: A-Aufgaben haben die höchste Priorität. D-Aufgaben haben keine Priorität im Hinblick auf Ihre Ziele und sollten daher aus Ihrem Arbeitsalltag gestrichen werden. Eine A-Aufgabe könnte z.B. sein, eine Projekt-Deadline einzuhalten, eine D-Aufgabe ist z.B., Pflanzen für das Büro zu besorgen.

A-B-C-D-Analyse

Foto: Alejandro Escamilla/unsplash.com

 

3) Kleinere Teil-Ziele stecken
Nachdem Sie Ihre Ziele und Aufgaben definiert und strukturiert haben, sollten Sie Ihre beruflichen Ziele mit der „Salami-Taktik“ so konkret wie möglich formulieren. Zerlegen Sie diese Ziele in kleine, realistische Teil-Ziele und arbeiten Sie die Aufgaben nach der Priorität geordnet ab: So haben Sie jedes Mal ein Erfolgserlebnis und können sich selbst besser motivieren!

 

4) Aufgaben sinnvoll verbinden
Um die schier endlose To-Do-Liste nicht immer wieder von neuem durchzugehen, können Sie die Aufgaben in ähnlichen Blöcken zusammenfassen. Sparen Sie bei der Bearbeitung Zeit, indem Sie z.B. den Weg zur Post mit dem Besuch des Supermarkts verbinden.

 

5) Nützliche Vorlagen erstellen
Für immer wiederkehrende Tätigkeiten wie Briefings oder bestimmte E-Mails lohnt es sich, eine gute Vorlage zu erstellen und diese dann immer wieder abzuwandeln. Das spart Ihnen jedes Mal wertvolle Zeit in der Erstellung!

 

6) Bearbeitungszeit festlegen
Legen Sie im Vorhinein fest, wie lange Sie sich maximal mit einer Aufgabe beschäftigen möchten, und setzen Sie sich Deadlines. Für die Tagesplanung können Sie z.B. die sogenannte A-L-P-E-N-Methode anwenden: Dabei schreiben Sie in einer täglichen To-Do-Liste Folgendes nieder:

  • Ihre Aufgaben (A)
  • Deren Länge (L)
  • Pufferzeiten für unerwartete Aufgaben (P)
  • Entscheidungen für wesentliche Aufgaben (E)
  • und die Nachkontrolle am Ende des Tages (N)

 

7) Mehr Freiraum zugestehen
Wenn ein allzu straffer Terminplan Sie stresst, dann gestehen Sie sich selbst mehr Freiraum im Zeitmanagement zu: Statt „Das muss bis 11 Uhr fertig sein“, sagen Sie sich einfach „Ich erledige das am Vormittag“. Seien Sie nicht so streng mit sich!

 

8) Erholungspausen gönnen
Gönnen Sie sich auch während der Arbeit Zeitfenster ohne E-Mails, Telefonate oder Facebook. Vor allem Bewegung, frische Luft und Tageslicht tun zwischendurch gut! Probieren Sie z.B. das neue Mittagslokal aus, das 15 Minuten zu Fuß entfernt ist, um wieder einen klaren Kopf zu bekommen.

Erholungspausen

Foto: Gudbjörn Valgeirsson/unsplash.com

 

9) Unterbrechungen vermeiden
Jedes Mal, wenn Sie beim Arbeiten unterbrochen werden (durch eine E-Mail, einen Anruf, eine Facebook-Benachrichtigung oder einen Kollegen), müssen Sie sich wieder von neuem in das Projekt einfinden. Bestimmen Sie selbst, wann Sie erreichbar sind, und für wen!

 

10) Multitasking meiden
Es ist erwiesen, dass unser Gehirn nicht in der Lage ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen. Trotzdem hat Multitasking noch immer den Ruf, besonders effizient zu sein. Das stimmt nicht, denn durch die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Aufgaben erhöhen sich die Bearbeitungszeit und auch die Fehlerquote. Bemühen Sie sich, sorgfältig eine Aufgabe nach der anderen auszuführen!

 

11) Vor- und Nachbereitung verstehen
Gehen Sie nicht unvorbereitet in ein Meeting – so verschwenden Sie nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die Ihrer Kollegen. Dasselbe gilt für Meetings, zu denen Sie nichts beitragen können – sagen Sie ab und lesen Sie einfach nachher das Protokoll!

 

12) Den Papierkorb nutzen
Aus Studien geht hervor, dass wir nur 4% der Papiere, die wir ablegen, tatsächlich später noch brauchen. Misten Sie also regelmäßig aus und werfen Sie Papiere weg, die Sie nicht mehr verwenden. Noch besser ist es natürlich, überhaupt weniger Papier zu verwenden: In einem umweltfreundlichen Büro!

 

13) Positiv denken
Ungeliebte Tätigkeiten werden oft vor uns hergeschoben und verursachen ein schlechtes Gewissen. Versuchen Sie, diese Tätigkeiten als Teil eines großen Ganzen, das Sie näher an Ihr Ziel bringt, zu sehen, und formulieren Sie Ihre Gedanken dazu positiv: Statt „Ich MUSS das erledigen!“, sagen Sie sich „Ich WILL das erledigen!“.

 

14) Biorhythmus beachten
Finden Sie heraus, wann Ihre persönlichen Leistungs-Hochs und -Tiefs sind, und gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag danach. Verplanen Sie außerdem nur 60 % Ihres Arbeitstages – Durchhänger, spontane Änderungen und Pausen sind so besser einkalkuliert.

 

Tipp: 10 Minuten Planung spart ca. 1 Stunde Zeit pro Tag!

15) Nein sagen
Schlussendlich ist der wichtigste Weg für reflektiertes, bewusstes Arbeiten, auch mal „Nein“ zu sagen. Scheuen Sie sich nicht davor, Aufgaben abzulehnen. Gleichzeitig suggerieren Sie mit einem entschiedenen Nein, dass Sie Ihre vorhandenen Aufgaben gewissenhaft und konzentriert erledigen.

Nachhaltiges Arbeiten bedeutet auch Work-Life-Balance

Um von nachhaltigem Arbeiten sprechen zu können, geht es nicht nur um das richtige Zeitmanagement für entspannteres Arbeiten im Büro, sondern auch um ein erfülltes Privatleben.

Work-Life-Balance

Foto: Bảo-Quân Nguyễn/unsplash.com

Wenn Arbeits- und Privatleben miteinander im Einklang sind, sind Sie ausgeglichener, zufriedener, leistungsfähiger und auch weniger krank. Gerade in unserem Burnout-Zeitalter ist ein achtsamer Umgang mit Arbeitszeit und Freizeit sehr wichtig. Planen Sie Freizeit-Termine mit sich selbst, damit diese nicht auf der Strecke bleiben: Für Freunde, Theater oder Sport.

Wie retten Sie sich vor dem Hamsterrad? Hinterlassen Sie uns Ihre Tipps gerne in den Kommentaren!

In Kategorie: Business

Über die Autoren

Sandra und Yvonne sind die Inhaberinnen von DIE MARILLA, Wiens grüner Werbeagentur. Sie bloggen hier über Nachhaltigkeit im Privat- und Berufsleben. Und informieren über DIE MARILLA-Neuigkeiten.

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